En ansatt setter en ny boks bremserens på benken. Du har en perm med sikkerhetsdatablader på kontoret, men vet ikke om akkurat denne boksen er med. Når det gjelder stoffkartotek, er kravene ganske konkrete: Riktig informasjon skal være på plass før bruk, holdes oppdatert og være tilgjengelig for dem som trenger den.
Du trenger ikke et bestemt datasystem. Men det holder heller ikke å ha en samling PDF-er som ingen finner eller vet hvordan de skal bruke.
Stoffkartotek: Kravene starter før kjemikaliet tas i bruk
Kravene til stoffkartotek står i forskrift om utførelse av arbeid. Arbeidsgiveren har ansvaret for at kartoteket blir opprettet og brukt slik forskriften krever. Du kan gi noen oppgaven med å vedlikeholde det. Ansvaret blir likevel hos arbeidsgiveren.
Stoffkartoteket skal være opprettet før farlige kjemikalier blir fremstilt, pakket, brukt eller oppbevart i virksomheten. Det er altså ikke noe dere først trenger når Arbeidstilsynet varsler besøk.
For en liten bedrift betyr det at innkjøp og stoffkartotek må henge sammen. En ny type lakk skal ikke rett inn i sprøyterommet mens dokumentasjonen får vente til fredag.
En enkel rutine kan være:
Sjekk om produktet allerede finnes i kartoteket.
Skaff sikkerhetsdatabladet for riktig produkt fra leverandøren.
Legg inn dokumentasjonen og vurder risikoen ved den planlagte bruken.
Avklar nødvendige tiltak og gi berørte ansatte informasjon før produktet tas i bruk.
Det er ikke et krav at daglig leder gjør hvert punkt selv. Det er derimot viktig at noen faktisk har fått oppgaven. «Det ordner sikkert innkjøp» er ingen særlig robust rutine.
Dette skal stoffkartoteket inneholde
Stoffkartoteket skal inneholde sikkerhetsdatablader for de farlige kjemikaliene som omfattes av kravene. Det gjelder ikke bare store kanner og fat. Spraybokser, bremserens, klorin, lakk og epoksy kan være like aktuelle.
For epoksy kan base og herder ha hvert sitt sikkerhetsdatablad. Da må dere ha dokumentasjonen for begge, ikke bare for settet slik det står på handlelisten.
Kartoteket handler heller ikke bare om produkter dere kjøper. Helsefarlige stoffer kan oppstå under arbeidet, for eksempel sveiserøyk og slipestøv. Slike eksponeringer må også fanges opp. Der det ikke finnes et vanlig sikkerhetsdatablad, skal nødvendige opplysninger samles i informasjonsblad etter forskriftens krav.
Informasjonsblad er også aktuelt for andre helsefarlige stoffer og helsefarlig biologisk materiale som omfattes av reglene. Dette kan være mindre relevant i et lite bilverksted, men det er viktig å kjenne til dersom arbeidet innebærer slik eksponering.
Begynn derfor med en fysisk gjennomgang:
- Se i kjemikalieskapet, verkstedet og renholdsrommet.
- Sjekk servicebiler og utstyr som brukes ute på oppdrag.
- Ta med produkter som brukes sjelden, men fortsatt oppbevares.
- Kartlegg støv, røyk, gass og tåke som dannes under arbeidet.
- Se etter produkter ansatte har kjøpt inn utenom den vanlige bestillingen.
Ikke alle produkter trenger sikkerhetsdatablad. REACH-regelverket avgjør når leverandøren skal levere det. Det finnes også blandinger hvor sikkerhetsdatablad skal gis på forespørsel. Manglende faresymbol er derfor ikke alene nok til å konkludere med at dokumentasjon er unødvendig.
Et stoffkartotek skal gjøre denne informasjonen tilgjengelig og oversiktlig. Det skal ikke bare være en lagerliste.
Sikkerhetsdatabladene skal være riktige, oppdaterte og på norsk
Et sikkerhetsdatablad må gjelde produktet dere faktisk har. Et blad for «en lignende bremserens» er ikke godt nok. Produkter med nesten samme navn kan ha ulik sammensetning og ulike farer.
Kontroller produktnavn, leverandør og eventuelle produktnumre mot emballasjen. For produkter med flere komponenter må dere kontrollere hver komponent.
Sikkerhetsdatabladene skal være på norsk. Et engelsk blad fra en nettbutikk er ikke uten videre tilstrekkelig. Be leverandøren om norsk dokumentasjon.
Kartoteket skal også holdes oppdatert. Det betyr blant annet å:
- Legge til nye produkter før de tas i bruk.
- Erstatte sikkerhetsdatablader når dere får en revidert utgave.
- Følge opp endringer i farer, bruk og anbefalte vernetiltak.
- Holde oversikt over hva som fortsatt brukes eller oppbevares.
Sikkerhetsdatablader har ikke en generell utløpsdato på tre eller fem år. Et gammelt blad er ikke automatisk ugyldig. Men dere må undersøke om det finnes en nyere utgave, særlig dersom opplysninger virker utdaterte eller produktet har endret seg.
Dere kan bruke søk etter sikkerhetsdatablad som hjelp til å finne dokumentasjon. Kontroller likevel at treffet gjelder riktig produkt og versjon.
Er innholdet vanskelig å tolke, forklarer artikkelen Forstå sikkerhetsdatabladet hva de ulike delene brukes til.
Ansatte skal ha tilgang og opplæring
Stoffkartoteket skal være lett tilgjengelig for arbeidstakere som kan bli utsatt for de aktuelle kjemikaliene eller stoffene. Verneombudet skal også ha tilgang innenfor sitt verneområde.
En perm på et låst kontor er lite til hjelp når den som har nøkkelen, har reist hjem. Det samme gjelder en digital løsning hvor bare daglig leder har innlogging.
Tilgangen må fungere der arbeidet skjer. Har dere ansatte i servicebiler, må dere også tenke gjennom hvordan de finner informasjon ute hos kunden. Dårlig mobildekning blir ikke bedre av at sikkerhetsdatabladet haster.
Forskriften krever dessuten opplæring i stoffkartoteket. Ansatte må kunne finne og bruke opplysningene, ikke bare vite at kartoteket finnes.
Prøv en kort, praktisk gjennomgang med et produkt dere bruker:
Finn sikkerhetsdatabladet for bremserensen.
Finn opplysningene om førstehjelp ved sprut i øynene.
Finn anbefalingene om ventilasjon og verneutstyr.
Snakk om hva dette betyr for jobben dere faktisk gjør.
Opplæringen må være forståelig for dem som får den. Norsk sikkerhetsdatablad erstatter ikke forklaring på et språk arbeidstakeren forstår.
Dette krever ikke forskriften – men andre HMS-plikter gjelder
Det er lett å gjøre stoffkartoteket mer komplisert enn nødvendig. Skill mellom krav, praktiske hjelpemidler og andre plikter i kjemikaliearbeidet.
Det er ikke krav om et bestemt digitalt system. Stoffkartoteket kan være elektronisk, på papir eller en kombinasjon. En ryddig perm kan fungere. Forutsetningen er at innhold, oppdatering, tilgang og opplæring er ivaretatt. Et digitalt kartotek trenger ikke automatisk en komplett papirkopi, men tilgangen må fungere under de faktiske arbeidsforholdene.
Det er ikke et generelt krav om QR-koder eller en bestemt mappestruktur. Slike hjelpemidler kan gjøre informasjonen lettere å finne. De er ikke selve lovkravet. Det samme gjelder bestemte poengskalaer eller farger i oversikten.
Det er ikke krav om å skaffe sikkerhetsdatablad for absolutt alt dere kjøper. Kontorrekvisita skal ikke inn bare fordi de består av kjemiske stoffer. Vurder hvilke produkter og eksponeringer som omfattes av reglene. Ikke fyll kartoteket med dokumenter som skjuler det ansatte faktisk trenger.
Et komplett stoffkartotek erstatter ikke risikovurdering. Arbeidsgiveren skal også vurdere risikoen ved kjemikaliearbeidet. Sikkerhetsdatabladet beskriver produktet, men vet ikke om dere sprayer i fem sekunder ved et avsug eller arbeider lenge i et lite rom.
En risikovurdering må derfor ta hensyn til blant annet mengde, arbeidsmåte, eksponering og tiltak. Dere må også vurdere om farlige kjemikalier kan erstattes med mindre farlige alternativer. Dette er egne plikter, ikke noe som blir ferdig bare ved å laste opp et dokument.
Vil du se hvordan papir og digitale løsninger kan organiseres i praksis, finner du mer i Digitalt stoffkartotek – komplett guide.
Kort oppsummert
- Ha stoffkartoteket klart før farlige kjemikalier tas i bruk eller oppbevares.
- Ta med riktige sikkerhetsdatablader og nødvendige informasjonsblad, også for helsefarlige stoffer som oppstår i arbeidet.
- Hold dokumentasjonen oppdatert, og sørg for norske sikkerhetsdatablader.
- Gi ansatte enkel tilgang og opplæring i å bruke informasjonen.
- Velg papir eller digitalt etter behov. Risikovurdering og vurdering av tryggere alternativer må gjøres i tillegg.